Materiały do wykorzystania
Promocja projektów: informacje i grafiki do pobrania
Standardy dostępności dla polityki spójności 2021-2027
Zasady promocji i oznakowania programu – Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej
Zał. nr 2 do Podręcznika: Szczegółowe zasady dotyczące informacji i promocji w projektach finansowanych ze środków FERS i promocji w projektach finansowanych ze środków FERS
Pytania i odpowiedzi
Jak powinien wyglądać Harmonogram wsparcia i jakie wydarzenia w nim umieszczać?
W Harmonogramie wsparcia wykazać należy te wydarzenia, które stanowią wsparcie dla uczestników projektu (*uczestnik projektu – oznacza to uczestnika w rozumieniu wytycznych dotyczących monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów na lata 2021-2027 (sekcja 3.3.1), a więc wydarzenia podnoszące kompetencje uczestników projektu, którzy są wykazywani jako uczestnicy (walidowani), jak najbardziej powinny być ujęte w harmonogramie wsparcia. Harmonogram wsparcia musi być aktualny, uaktualniony na 8 dni przed udzieleniem wsparcia, raz na kwartał, aktualizacja na bieżąco. Harmonogram powinien obejmować przynajmniej kolejne 30 dni kalendarzowych i zawierać co najmniej informację o rodzaju wsparcia oraz dokładną datę, godzinę, adres i formę realizacji wsparcia (stacjonarnie/zdalnie).
Na podstawie opublikowanych na stronie Beneficjenta NAWA szczegółowych harmonogramów udzielania wsparcia IP (NCBR) planuje i przeprowadza wizyty monitoringowe. Oznacza to, że co do zasady wizyty przeprowadzane są przez zespoły kontrolujące IP bez zapowiedzi lub bez wcześniejszego przekazania zawiadomienia (zgodnie z wydanym Zespołowi Kontrolującemu upoważnieniem).
Czy zasady dostępności w ramach projektów FERS dotyczą wyłącznie uczestników projektu czy również odbiorców?
Dostępność jest horyzontalną zasadą, co oznacza, że każdy projekt finansowany ze środków FERS musi spełniać „Standardy dostępności dla polityki spójności 2021-2027”. Nie dotyczy jedynie uczestników ale wszystkich działań finansowanych ze środków europejskich. Zapewnienie stosowania zasad dostępności zostały potwierdzone i zaakceptowane przez Beneficjentów w Deklaracjach we wniosku o finasowanie projektu:
„II.3. Deklaracje
II.3.1. Deklaruję dostępność działań finansowanych przez NAWA w ramach programu oraz efektów tych działań dla osób ze szczególnymi potrzebami na równi z innymi osobami.
II.3.2. Deklaruję znajomość standardów dostępności usług i produktów dla osób z niepełnosprawnościami.
II.3.3. Deklaruję brak dyskryminacji w dostępie do projektu Wnioskodawcy w szczególności ze względu na: płeć, rasę, kolor skóry, pochodzenie, cechy genetyczne, język, religię, przekonania, poglądy polityczne lub wszelkie inne poglądy, przynależność do mniejszości narodowej, niepełnosprawność.
II.3.4. Deklaruję stosowanie zasady „nie czyń poważnych szkód” środowisku (zasada DNSH, ang. Do no significant harm).
II.3.5. Deklaruję zachowanie w projekcie standardu równości szans kobiet i mężczyzn.
Proszę zapoznać się również z materiałami Ministerstwa o kontroli dostępności w projektach EFS+
Zgodnie z Podręcznikiem Beneficjenta, pkt 7.1.4. Beneficjent ma możliwość złożenia dodatkowego raportu (poza schematem) w przypadku wcześniejszego rozliczenia minimum 80% otrzymanych środków. W przypadku braku wydatkowania 80% dotychczas otrzymanych środków, jeśli jest to warunkiem wypłaty kolejnej zaliczki, Beneficjent ma możliwość zawnioskowania do Agencji o zmianę terminu złożenia raportu.
- Czy określono maksymalny czasu o jaki można wydłużyć w/w termin?
Agencja nie wskazuje maksymalnego czasu wydłużenia składania Raportu beneficjenta (RB). Każdą prośbę odroczenia czasu składania RB rozpatrujemy osobno. Czekamy na propozycję, którą złoży Beneficjent i rozpatrujemy ją pod kątem możliwości czasowych Agencji, wyjaśnień Beneficjenta oraz możliwości wydatkowania środków finansowych przedstawionych przez Beneficjenta w wyjaśnieniu. - Kiedy najpóźniej należy zawnioskować o takie przesunięcie i w jakim trybie?
W przypadku RB składanego do 14 lipca 2026 r. proponujemy złożenie prośby z dokładnym wyjaśnieniem w połowie maja 2026 r.
Czy z uwagi na niewykorzystanie 80% otrzymanych środków przed upływem pierwszego okresu raportowego dopuszczalne jest złożenie raportu zgodnie ze schematem raportowania określonym w ogłoszeniu konkursowym, tj. za okres 12 miesięcy od dnia rozpoczęcia Projektu a następnie złożenie dodatkowego raportu (poza schematem) w momencie wydatkowania 80% dotychczas otrzymanych środków.
Taki schemat raportowania nie został uwzględniony w obowiązującym dla Programu Sieć NAWA-MSCA Podręczniku Beneficjenta, w związku z tym nie można go stosować.
Czy jeżeli we wniosku są wpisane 4 osoby obsługujące punkt, to mimo to czy można zapłacić za pracę w projekcie większej liczbie osób? Oczywiście to wszystko zmieściłoby się w naszym budżecie przeznaczonym na wynagrodzenia.
Taką zmianę należy procedować Kartą zmian, ze względu na charakter wydatku (wynagrodzenia). Do zaproponowanej zmiany w karcie zmian prosimy o szczegółowe wyjaśnienie zmiany liczby osób zatrudnionych.
Czy można mieć większą liczbę uczestników niż opisana w projekcie?
Tak, spełnione musi być zapisane we wniosku minimum, natomiast każda taka zmiana musi być zgłoszona Kartą zmian ze względu na zmianę wskaźnika w projekcie.
Czy wynagrodzenia od 1 lipca (pierwszy dzień projektu) można kwalifikować?
Tak, okres kwalifikowalności wydatków w ramach Projektu rozpoczyna się w pierwszym dniu okresu realizacji Projektu wskazanym we wniosku.
Gdzie znajdują się szczegóły dotyczące kwalifikowalności wydatków na wynagrodzenia w projekcie?
Informacje i wytyczne na temat kwalifikowalności wydatków na wynagrodzenia w projekcie znajdują się w Załączniku nr 3 umowy - Podręczniku Beneficjenta, w rozdziale 6.5. ZASADY DOTYCZĄCE PONOSZENIA WYDATKÓW NA WYNAGRODZENIA OSÓB BEZPOŚREDNIO ZAANGAŻOWANYCH W REALIZACJĘ DZIAŁAŃ W PROJEKCIE (UMOWA O PRACĘ, DODATKI ZADANIOWE, UMOWY CYWILNOPRAWNE).
W przypadku wynagrodzeń wypłacanych w formie dodatków są wymagane karty czasu pracy?
W Podręczniku Beneficjenta w rozdziale 6.6 DOKUMENTY POTWIERDZAJĄCE WYDATKI, WARUNKUJĄCE UZNANIE WYDATKÓW ZA KWALIFIKOWALNE (WYNAGRODZENIA OSÓB BEZPOŚREDNIO ZAANGAŻOWANYCH W REALIZACJĘ DZIAŁAŃ W PROJEKCIE – ROZLICZANYCH PO KOSZTACH RZECZYWISTYCH) zostały szeroko opisane dokumenty potwierdzające wydatki w tym również dotyczące wynagrodzeń. Nie jest to wymagane, jednak może taki obowiązek wynikać z regulacji wewnętrznych u Państwa w związku z tym to zależy od Państwa regulacji.
Czy w przypadku raportów liczba dni na ich złożenie dotyczy dni roboczych czy kalendarzowych?
14 dni kalendarzowych
Czy w ramach projektu Sieć NAWA – MSCA dopuszczalne jest wypłacanie wynagrodzenia Uczestników z rachunku bankowego Beneficjenta i jego późniejsza refundacja z rachunku bankowego Projektu?
Jest taka możliwość, istotne jest aby pilnować tych refundacji aby na zakończenie projektu stan rachunku był zgodny. W trakcie ewentualnej kontroli projektu stan rachunku projektu w terminie zakończenia projektu może podlegać weryfikacji.
Beneficjent jest zobligowany wewnętrznymi przepisami, żeby wszystkie zadania z zakresu drukowania i przygotowania materiałów promocyjnych wykonywać w wydawnictwie, które jest jednostką wewnętrzną UJ. Jedyną możliwością udokumentowania poniesionego kosztu jest ich wewnętrzna nota księgowa. Czy w ramach projektów FERS (i wytycznych NAWA), beneficjenci mogą rozliczać koszty na podstawie wewnętrznej noty księgowej?
W opisanym przypadku jest taka możliwość jednak Beneficjent musi przeanalizować zapisy wniosku o finansowanie. Należy sprawdzić w jaki sposób został zaplanowany ten wydatek konkretnie jaki opis jest w uzasadnieniu kosztu. Jeżeli wydatek został opisany, że będzie on realizowany w ramach usługi własnej – BKS akceptuje notę w celu rozliczenia wydatku, jeżeli wniosek o finansowanie zawiera w uzasadnieniu kosztu informację, że będzie on realizowany w ramach usługi zewnętrznej – BKS do rozliczenia wydatku potrzebuje uzasadnienia od beneficjenta oraz aktualizacji wniosku o finansowanie.
Czy jedno spotkanie współorganizowane przez kilka punktów kontaktowych może być w raporcie każdego z tych punktów ujęte jako współorganizacja wydarzenia z Siecią NAWA-MSCA?
Tak
Co zrobić, jeśli w instytucji nie ma rejestru środków niskocennych, czyli tych o wartości poniżej 10.000 zł? Teoretycznie jeśli komputery nie będą amortyzowane, to powinny być na takiej liście. Księgowość Beneficjenta takiego zestawienia nie prowadzi. Natomiast IT Beneficjenta ma listę inwentaryzacyjną. Czy FERS/NAWA taką listę plus zapisy na kontach księgowych uzna za wystarczające do uznania wydatku. Czy możemy w tej sytuacji powołać się na brak praktyki u beneficjenta?
W Podręczniku Beneficjenta (s. 94) w punkcie "6.15.5 Dokumenty potwierdzające wydatki, warunkujące uznanie wydatku za kwalifikowalny" w kontekście amortyzacji jako jeden z punktów określa, że wymaganym dokumentem jest m.in. 6 „wydruki z ewidencji księgowej środków trwałych lub środków trwałych niskocennych wraz z tabelą amortyzacyjną– w przypadku ich zakupu w ramach Projektu oraz w przypadku raportowania w ramach projektu amortyzacji środków trwałych” Wiąże się to z brakiem obowiązku takiej ewidencji środków niskocennych.
Poniżej progów jest on amortyzowany ale jednorazowo albo ujęty w kosztach i taki wydatek jest widoczny na kontach jako dowód.